050-1746-0155
受付：9:30〜17:00 土日祝を除く
報連相のキホン
みなさん、こんにちは。インターンの廣田です。
今回はどんな仕事にも共通する仕事のキホンである報連相について書きたいと思います。
報連相について
報連相を行うメリット
・仕事を何倍もスムーズにすることができる。
・成長をアピールする機会を得ることができる。
・上司の経験や実績を自分のものとして取り込むことができる。
・ミスやトラブルを事前に防ぐことができる。
・様々なスキルが身につく。
報連相によって身につけることができるスキル
・分かりやすく簡潔に伝えるスキル
・仕事の段取りがうまくなるスキル
・周りを見て判断するスキル
・自ら成長するスキル
報連相を行う際のポイント
・伝える人の立場に立って行う
自分が伝えられる側ならどのように、どのタイミングでどんな方法で伝えて欲しいかをイメージしながら伝えることが重要です。
・双方が理解して初めて伝えたことになる
多くの人が伝えることが目的になっており、伝わったかまで関心がありません。
伝わっていないということを前提として双方の理解が一致しているかの確認まで行うことが必要です。
・タイミングを読む
前もって上司のスケジュールを抑えたり、上司の忙しい曜日や時間帯を把握しておくとスムーズな報連相を行うことができます。
・伝える人から時間をもらっているという意識を持つ
報連相を行う際は分かりやすく簡潔に行うことが重要です。
簡潔な報連相を行うために 3点要約法 を利用しましょう。
「3つご報告（連絡、相談）があります。
1つ目は〇〇〇。2つ目は△△△。3つ目は×××です。
まず１つ目の〇〇〇は〜〜〜〜〜〜〜〜〜です。・・・ 」
というように報連相の早い段階でポイントを3つに絞り込んで話をする方法です。
・「自分が伝えたい情報」と「相手が知りたい情報」の２つの視点を持つ
情報の重要性は情報を受け取る側が決めることです。
なので伝え漏れがないように 5W2H でまとめましょう。
これを意識しながら不足情報を加えるようにしましょう。
・認識のズレが出ないようにする
必ず話の最後に確認を行う。
「最後に確認させてください。作業時は・・・・・、納期は・・・・・。
以上で間違いはないでしょうか。」
・状況に合わせてツールを使い分ける
「知らせる」だけならメールやLINEでも良い。
「重要なこと」は口頭＋メールor電話でW報連相を行う。
・報連相に割いてほしい時間を具体的に示す
「お時間よろしいですか？」ではなく「3分お時間よろしいですか？」
というように報連相に割いてほしい時間を具体的に示す。
この際に報告なのか連絡なのか相談なのかも伝えるとなお良し。
・事実と憶測を混同しない
報連相は事実情報が全てである
憶測や意見を伝える場合は
事実→憶測・感想・意見・想像・予測 の順
報告
目的：情報をもとに上司が次の判断、指示をしやすくするため
結果報告
指示された仕事が完了したことを報告
経過報告
進めている仕事の進捗についての報告
結果報告より経過報告が大切である
経過報告のメリット
上司側 部下側
・進捗状況を把握することができる ・中間の評価を受けることができる
・次の指示や方向転換ができる ・軌道修正をすることができる
・事前にミスを防ぐことができる ・優先的に話を聞いてもらえる
経過報告を行うタイミング
・前もって決めていた節目となるタイミング（中間報告、定期報告）
・予定外のことや変化が起こったとき（環境や状況の変化、進め方の変更）
・悪い状況になったとき（ミス、トラブル、問題発生）
経過報告のステップ
報告を行う際のポイント
・結論から言う
経過報告のステップを参考に行う
・必ず自分から報告を行う
結果報告まで行ってやっと仕事が終了する
・悪い報告は1秒でも早く
悪い中でもまだリカバーを行える段階で報告を行う
問われるのは問題が起きた後どう対応するかである
・具体的な数字を言う
だんだん→70% 後ほど→1時間後
というように曖昧な表現ではなく、数字を使って報告する
・報告書は一瞬で見られるものにする
報告書は読んでもらうものではなく、見てもらうもの
文字数を減らし、短い文で作成する（目安は1文60文字以内）
連絡
目的：関係者との間で情報を共有するため
連絡=しっかり理解した上での情報共有
連絡の手段
口頭、電話、メール、携帯メール、書面、メモ、付箋、SNS など
連絡を行う際のポイント
・データとして残して管理する
連絡管理表 などの形で「いつ」「誰に」「どんな方法で」「どんな情報を」連絡したのかを管理する。
・一方向ではなく双方向・鮮度が命
情報が新鮮なうちに関係者に届けることで、より早く対策ができたり、ミスの二次災害を防ぐことができる。
相手からの何らかのリアクション、伝わったことが確認できて初めて連絡が完了したことになる。
特にメール、伝言メモ、FAXなどは一方向になりがちなので注意が必要である。
・些細なことでも連絡する
何が重要で、何が重要でないかは連絡を受ける側が決めることである。
関係者への連絡によって「知っている」状況を作ることで安心感を与えることができる。
・忘れられなくするために何度も伝える
記憶に留めてもらうために「短く、何度も伝える」ことが重要である。
キーワードを短く、3回繰り返す。
・社外への連絡はより注意深く
社外の人の場合、顔をあわせることがなかったり、一度の連絡で完璧に状況を伝えなければなりません。
なので、誰でも理解できるような表現で正確に伝えることが重要である。
・お礼の連絡は最速が基本
気持ちがそのまま現れる5分以内がベストである。
自身がお願いをして相手が動いてくれた場合は、節目節目でお礼の連絡をするべきである。
相談
目的：一人では解決できない事柄について意見やアドバイスをもらうため
相談=抱えている問題を解決すること
他者の知恵を借りること
報告、連絡と違って自分のために行うもの
相談のメリット
・上司との信頼関係の構築ができる
・関係者を味方につけて仕事を高速化することができる
・上司が決断したという状況を作ることができる
・仕事を進めるための根回しができる
相談の前提
自分なりに考えたもののどうしても結論が出ない
「私の考えはーーーーーです。
この考えに対してアドバイスをもらえませんか。」
相談を行う際のポイント
・相談を行う基準をあらかじめ決めておく
・結果報告とお礼を行う
相談された側はその後どうなったのかが気になっている。
なので、相談を乗ってもらった結果どうなったのかの報告とお礼を必ず行う。
・仮説を立てる
問題の8段構造（仮説を立てる方法）
相談を行う時点ではステップの途中で良い
・何に関する相談なのかを明確にする
具体的な相談方法のステップ
①何に関する相談なのかを伝える
（相手の都合を確認する）
②現状について伝える
（問題の8段構造で整理する）
③自分の考え、答えを伝える
（仮説に基づいて考える）
④相手に意見、アドバイスを求める
・反論はNG
聞いたとと違う答えが返ってきても1度肯定した後で
「もう一点お伺いしたいのですが、ーーーー」という形で再度質問する。
プラスα
信頼関係を気づくコツ
・自分自身の感情や経験を語る
・相手に関心を持つ
相手のことだけでなく、相手の関心のある<モノ>や<コト>にも関心を持つ
・共通点を探す
自分と似ている人や、共通点がある人に親近感を覚える
聞き方のポイント
・あいづち＆頷き
・目をみて、笑顔で
・バックトラッキング
相手の言葉をそのまま返す。相手の話のいくつかのポイントを要約して返す。）
・ミラーリング
動きを真似する。相手の話し方のスピードやトーンをあわせる
・相手の話を途中で遮らず、最後まで聞く
・固定概念や先入観を持たず、白紙の状態で聞く
・評価や間違い探し、批判をしないで聞く
・〇〇部長などと名前をつけて呼ぶ
上司を動かすため説得話法
・具体的な事例や数字を使う
・感情面で訴える
PREP法
論理的と感情の両面に訴える方法
DESC法
参考
会社では教えてもらえない 上に行く人の 報連相のキホン / 車塚元章